Qui chế HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH

0
101

 

Qui chế

HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH

CỦA HỘI ĐỒNG TOÀN QUỐC HỌ PHẠM VIỆT NAM

                          

Chương I

Tổ chức và hoạt động của Ban tài chính

 

  Điều 1: Chức năng

Ban Tài chính là một Ban chuyên môn trực thuộc Hội đồng toàn quốc họ Phạm Việt Nam (HĐTQ HPVN), thực hiện nhiệm vụ đã được quy định trong Quy chế Tổ chức và  Hoạt động của HĐTQ Họ Phạm Việt Nam, cụ thể là: tổ chức xây dựng và quản lý các Quỹ của Hội đồng Toàn quốc Họ Phạm Việt Nam. Ban tài chính có chức năng làm tham mưu giúp Thường trực HĐ trong việc tạo nguồn kinh phí và quản lí chặt chẽ quĩ của HĐTQHP VN, phục vụ cho hoạt động việc họ đạt hiệu quả cao nhất.

Điều  2: Nhiệm vụ 

1) Chủ động đề xuất chủ trương biên pháp và các hình thức tạo nguồn  tài chính cho các hoạt động của HĐTQ HPVN. Trực tiếp thực thi các giải pháp,các phương thức vận động các tổ chức,cá nhân tài trợ, ủng hộ cho quĩ.

 2) Đề xuất mức lệ phí hàng năm của các thành viên HĐTQHP VN. Vận động các HĐHP Địa phương và HĐGT đóng góp cho Quỹ họ Phạm của HĐTQ (không định mức cụ thể, tùy hoàn cảnh của từng địa phương)

 3) Mở sổ sách, lập chứng từ thu, chi theo qui định; theo dõi , cập nhật thu chi quĩ của HĐTQ HPVN theo qui chế và kế hoạch chi tiêu được Thường trực (TTr)  HĐ phê duyệt hàng năm; báo cáo theo chế độ tài chính hiện  hành . Ba tháng một lần báo cáo trước cuộc họp của TTr. mở rộng về thu chi và tồn quỹ.

Điều 3: Tổ chức , nhân sự

1) Về tổ chức .

  Ban tài chính gồm : Một trưởng ban, một đến hai Phó Trưởng  ban và các ủy viên. Ban có 2 tiểu ban:

 – Tiểu ban Vận động tài trợ: giúp Thường trực HĐ trong việc tạo nguồn kinh phí hoạt động bằng cách vận động các tổ chức, cá nhân tài trợ cho các quĩ hoạt động của HĐTQHPVN.

– Tiểu ban quản lí quỹ: quản lí quĩ theo đúng chế độ quản lý Tài chính Nhà nước hiện hành như:  thủ tục thanh toán, chứng từ, sổ sách thực hiện chế độ báo cáo hàng quý, hàng năm cho TTr. HĐTQ

2) Về nhân sự

– Trưởng ban : Phụ trách chung , làm chủ tài khoản kiêm Trưởng Tiểu ban Quản lí quĩ hoạt động của HĐTQHP VN .

– Phó Trưởng ban kiêmTrưởng Tiểu ban Vận động tài trợ .

– Kế toán trưởng: Thực hiện các nhiệm vụ như Kế toán trưởng của một đơn vị sự nghiệp Nhà nước

– Một thủ quỹ: Lập sổ sách, chi đúng chế độ, bảo toàn quỹ

– Các ủy viên khác:  doTrưởng ban phân công cụ thể hoạt động trong hai tiểu ban.                 

Điều 4: Lề lối làm việc 

1. Tất cả các thành viên trong ban( Kể cả trưởng, phó ban ) nghiêm chỉnh thực hiện các nhiệm vụ đã được phân công.

2. Khi vận động được người tài trợ và nhận tiền, phải đưa cho họ giấy biên nhận, báo cáo ngay để Trưởng ban đưa tin lên Web và Bản tin, kịp thời biểu dương, cảm ơn họ.

3. Các khoản thu phải cập nhật ngay và gửi tiết kiệm. Thủ quĩ là người giữ sổ tiết kiệm,  khi có yêu cầu chi và có lệnh của Trưởng ban Tài chính, thủ quĩ làm thủ tục rút tiền và báo chi tiết cho kế toán vào sổ thu chi đầy dủ kịp thời.

4. Sinh hoạt định kỳ 3 tháng một lần, cuối năm họp tổng kết. Kết quả các cuộc họp định kỳ đều phải báo cáo cho TTr. HĐTQ

                                    

Chương II

Quản lý thu, chi.

 

Điều 5:  Các khoản thu

1) Nguồn Thu:

  – Lệ phí của các thành viên HĐTQHP VN, mức thu lệ phí do Thường trực HĐTQHP VN qui định hàng năm . Hiện nay mức thu là 200.000 đ//năm

   – Đóng góp các HĐHP các địa phương và các HĐGT.

   – Các khoản tài trợ, ủng hộ của các cá nhân và tập thể trong và ngoài nước

   –  Bán các ấn phẩm , các thông tin quảng cáo.

   – Tiền lãi gửi tiết kiệm số tiền Quỹ chưa sử dụng đến.  

   –  Các nguồn khác .

  2) Hình thức thu:

    – Thu, nộp trực tiếp bằng tiền mặt:  Ban tài chính trao giấy biên nhận cho người nộp và phải vào sổ sách ngay, có kí nhận của người nộp vào sổ thu, phiếu thu

      – Nộp vào tài khoản của Hội đồng và nhắn tin cho Trưởng ban tài chính, Trưởng ban tài chính kiểm tra tài khoản xác nhận số tiền đã có trong tài khoản, báo lại người tài trợ , kế toán , thủ quĩ để cập nhật theo dõi .

       Mọi nguồn thu dù lớn hay nhỏ từ bất cứ hình thức nào  đều tập trung ngay về một nơi duy nhất là thủ quĩ thông qua chứng từ thu có đầy đủ nội dung và chữ kí qui định.

Điều 6: Các khoản chi

 1) Chi thường xuyên: Văn phòng phẩm, in ấn tài liệu, bưu điện phí … đều phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ.  Riêng các Ủy viên thường trực có trách nhiệm chính, thường xuyên trao đổi việc họ với Hội đồng các cấp từ TW đến địa phương thì cần hỗ trợ một khoản tiền chi phí cho điện thoại, điện tín. Người được nhận tiền và mức tiền hàng tháng do Chủ tịch Hội đồng duyệt cụ thể từng năm theo mức chi phí trung bình và khả năng nguồn quỹ.

2) Các Hội nghị: Chi theo kế hoach đã được TTr. duyệt. Ban Tài chính tạm ứng sau khi kết thúc thanh toán theo chững từ cụ thể

3) Các đoàn đi dự các hoạt động của  HĐHP địa phương: Bao gồm tiền tầu xe(theo giá vé phương tiện công cộng), Lễ vật (Định mức 500.000 đ/ một chuyến đi(Trường hợp ngoại lệ quá định mức trên phải được Chủ tịch Hội đồng duyệt. Trường hợp huy động được xe của các Ủy viên Hội đồng thì chi tiền xăng cho chủ xe thay cho việc chi cho từng người.

Các trường hợp tổ chức tham quan hành hương … tiền tàu xe do người tham gia tự  đóng góp .

4) Các loại khen thưởng và trợ cấp khó khăn:  sẽ do TTr duyệt từng đợt cụ thể

5) Thăm hỏi ốm đau và phúng viếng:  theo qui định trong qui chế hoạt động văn hóa – xã hội  của HĐTQHP VN:

     –  Thăm hỏi các thành viên HĐTQHP VN và người thân ốm đau: mức chi không quá 200.000 đ /người.năm

    – Phúng viếng các thành viên HĐ và người thân hoặc những người họ Phạm có danh tiếng khi từ trần tối đa là 300.000 đ/lần.

6) Bản tin nội tộc và trang Web:

   – Bản tin nội tộc: Các chi phí của Bản tin thanh toán theo phát sinh thực tế của từng số, cuối năm có báo cáo quyết toán cả năm. Theo dõi thu tiền đặt mua và ủng hộ Bản tin chặt chẽ để thông báo với bạn đọc cụ thể và kịp thời trên từng số.   

    – Trang Web: Chi theo kế hoach hàng năm của trang web được TTr phê duyệt (bao gồm duy trì tên miền, thuê hosting, nâng cấp v.v…)

7) Các trường hợp khác do Chủ tịch HDHPVN quyết định tùy theo tính chất quan trọng của từng sự kiện, sự việc .

8)  Ngoài các khoản chi tiền mặt nói trên, còn có chi hiện vật làm quà tặng biếu như cờ họ, đĩa sứ lo gô, sách, ấn phẩm… do Chủ tịch HĐTQHPVN quyết định cụ thể từng trường hợp. Riêng Bản tin, mỗi số dành ra 100 cuốn để Thường trực HĐTQ và Ban Biên tập Bản tin làm quà biếu thường xuyên các đối tượng cần quan hệ của Hội đồng và để tuyên truyền phát triển việc họ.

           Điều 7 Thủ tục thanh toán tài chính 

      – Hàng năm các Ban chuyên môn phải lập dự trù kế hoạch thu, chi trình Chủ tịch HĐ phê duyệt. Ban Tài chính căn cứ ý kiến phê duyệt và chứng từ thực tế đã chi để thanh toán chi trả sau khi công việc đã hoàn thành .

     – Chứng từ thu, chi và quyết toán theo hướng dẫn của Ban tài chính qui định .

       – Công tác tài chính phải được công khai minh  bạch theo đúng thủ tục hiện hành. Ba tháng một lần trình Thường trực toàn bộ việc thu chi, tồn quỹ… Hàng năm, Ban Tài chính có báo cáo bằng văn bản gửi Thường trực về toàn bộ tình hình hoạt động tài chính.

Điều 8 : Hiệu lực thi hành

      Qui chế này đã được Thường trực HĐTQ HPVN thông qua, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2015, thay thế cho qui chế tài chính của Ban Liên lạc Họ Phạm VN đã ban hành  trước đây.

     Trong quá trình thực hiện, nếu có gì cần điều chỉnh, Thường trực HĐTQ HP VN sẽ thông báo tới các thành viên liên quan ./.

                                                 THAY MẶT HỘI ĐỒNG TOÀN QUỐCHỌ PHẠM VN

                                                                                    CHỦ TỊCH

                                                                               PGs-Ts PHẠM ĐẠO